A rendszer szolgáltatásai

A REG-Doc szoftver integrált rendszerként látja el a szervezet

  • iktatási és
  • dokumentumkezelési

feladatait.

A szoftver alkalmazásával teljes körűen kiválthatók a papír alapú folyamatok, a szervezet valamennyi dokumentumát elektronikus formátumban lehet tárolni, kezelni.

Beépülő moduljainak megrendelésével további szolgáltatások implementálhatóak a rendszerbe - számlakezelés -jóváhagyás, HR modul, flotta kezelés stb. – lásd ez erről szóló menüpontot!

A szoftvert a legkorszerűbb technológiák igénybevételével fejlesztettük:

  • Visual Studio 2017
  • DevExpress 16
  • SQL Server 2016.

 

Megjelenésében, kezelésében igazodik a jelenlegi trendekhez. Kezelése – éppen ezért – az MS Office-t vagy más hasonló rendszert ismerők számára nagyon könnyen elsajátítható.

Adatbiztonság, Teljesítmény

Az adatok tárolását, a Microsoft MS SQL adatbázis szerver szoftvere biztosítja. Az adatbázisba beágyazott dokumentum tartalom garantálja a magas szintű adatbiztonságot: a szoftver közel Windows szintű jogosultsági rendszerén kívül az SQL Server jogosultsági rendszere is védi a tartalmakat.

A szoftvert úgy terveztük, hogy a több százezres dokumentum mennyiség se okozzon teljesítmény csökkenést.

Iktatás

A rendszer elektronikus iktató modulja az alábbi szolgáltatásokat nyújtja:

  • a külső feladótól/feladónak küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
  • a belső feladótól/feladónak (a rendszer egy felhasználója) küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
  • a fizikai dokumentumok szkennelését/csatolását az adatokhoz,
  • a dokumentumok szignálási feladatait,
  • a feladatokkal összefüggő határidő kezelést,
  • a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
  • a fizikai dokumentumok átadás/átvételének – és ezáltal tárolási helyének – kezelését,
  • a küldemény és dokumentum életút követését (szignálás, átadás),
  • a küldemény és dokumentum továbbítását – teljes körű postázási funkciók (feladójegyzék)
  • a dokumentumok dokumentumtárba helyezését,
  • tetszőleges rendszerű csoportosítását, szűrését, sorba rendezését,
  • bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
  • felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
  • az adatok széles körű listázását,
  • a listák exportálását (pdf, word, email stb.)
  • a dokumentumok adatainak változáskövetését,
  • a dokumentum megtekinthetőségének jogosultságok általi szabályozását,
  • figyelmeztetések küldését a felhasználók számára, ha rájuk vonatkozó esemény történt a rendszerben,
  • a dokumentumok archiválásának, selejtezésének, megsemmisítésének támogatását, az ezzel összefüggő adatok tárolását,
  • a fizikai dokumentumok irattárazását,
  • és számos további kényelmi szolgáltatást.

 

Dokumentumtár

A dokumentumtár mint egy elektronikus könyvtár működik.

A dokumentumokat az adatbázisba ágyazva kezeljük, így hozzáférésüket szigorúan szabályozhatjuk. Az eredeti fájl példányokat a rendszeradminisztrátorok áthelyezhetik a felhasználóktól védett mappákba. Ezzel a megoldással elérhető a dokumentumok tartalmának biztonságos megőrzése.

A dokumentumtár az alábbi szolgáltatásokat biztosítja:

  • dokumentum biztonságos tárolása,
  • dokumentum azonosítása,
  • dokumentumok kategóriákba sorolása,
  • egyedi adatok alkalmazása egy-egy adott dokumentumtípushoz,
  • tulajdonos meghatározása,
  • jogosultsággal szabályozott megtekintés,
  • dokumentum titkosítás – megnyitása csak ideiglenes PIN kóddal lehetséges
  • a dokumentumok kiadását és visszavételezését az érintett felhasználóknak/tól,
  • kivonatolás lehetősége,
  • kulcsszavak hozzárendelése,
  • bármely adat szerinti keresését, a keresések mentését
  • felhasználói adatok definiálását és alkalmazását,
  • érvényesség (hatályosság) kezelése,
  • dokumentum megnyitása, hozzáférések logolása,
  • összetett szempontok szerinti dokumentumjegyzék készítése,
  • felhasználói tevékenység logolása,
  • dokumentum életút követés,
  • archiválás, megsemmisítés
  • tárolási hely kezelése.

Partner – Téma – Tárgy Meghatározása

Rendszerünk egyik erőssége a dokumentum Partner - Téma – Tárgy adatainak a megszokottól eltérő, s ezáltal nagyobb szabadságot és teljesítményt biztosító kezelése. Az iktató és dokumentumkezelő rendszerek egy dokumentumhoz egy partnert és az ahhoz a partnerhez kötődő egy témát engednek meg rögzíteni (pl.: ha a Regatta Kft. a partner, csak a hozzá rendelt témákból – melyek gyakorlatilag a folyamatban lévő ügyek – rendelhetünk értéket, mint például az „iktató program ajánlatkérés”)

Ez azonban a valóságban nem így működik, hiszen a Regatta Kft-vel több témában is levelezhet a felhasználó, míg az „iktató program ajánlatkérés” témában több partner is küldhet levelet!

Rendszerünk éppen ezért nem köti össze a két adatot, így könnyen lekérdezhető valamennyi olyan dokumentum, mely

  • a Regattától érkezett bármilyen témában,
  • az „iktató program ajánlatkérés” témában érkezett, bármely partnertől,
  • a Regattától, „iktató program ajánlatkérés” témában érkezett!

Mivel a rendszer egy nézetben kezeli a kimenő, bejövő és belső dokumentumokat, ez a szolgáltatás valamennyi típus esetében elérhető!

A „Tárgy” szabad szöveges mező, melyben a dokumentum konkrét tartalmára lehet utalni. Ennek kitöltése esetén az egzakt tartalmat határozhatjuk meg (miről szól a levél), s kereshetünk rá a későbbiek során.

Szervezeti Felépítés kezelése

A REG-Doc rendszerben definiálható a szervezet hierarchikus felépítése. A felhasználók pedig besorolhatóak a szervezeti egységekbe. Ez garantálja, hogy egy nagyobb szervezet esetében is pontosan meghatározható, melyik felhasználó, illetve melyik szervezeti egység kezeli, hozta létre stb. a dokumentumot.

Többnyelvűség

Rendszerünk jelenleg magyar, angol, német és román nyelven működik. Erőssége, hogy a felhasználó adatai között lehet beállítani, mely nyelven kívánja használni a rendszert. Ezután, a következő bejelentkezéskor, már a választott nyelven indul a program.

A rendszer újabb nyelvekkel is bővíthető.