A REG-Doc rendszer szolgáltatásai és megjelenése

A REG-Doc szoftver integrált rendszerként látja el a szervezet

  • iktatási és
  • dokumentumkezelési

feladatait.

A szoftver alkalmazásával teljes körűen kiválthatók a papír alapú folyamatok, a szervezet valamennyi dokumentumát elektronikus formátumban lehet tárolni, kezelni.

A szoftvert a legkorszerűbb technológiák igénybevételével fejlesztettük:

  • Visual Studio 2013
  • DevExpress 14
  • SQL Server 2012.

Megjelenésében, kezelésében igazodik a jelenlegi trendekhez. Kezelése – éppen ezért – az MS Office-t vagy más hasonló rendszert ismerők számára nagyon könnyen elsajátítható.

Adatbiztonság, teljesítmény

Az adatok tárolását, a Microsoft MS SQL adatbázis szerver szoftvere biztosítja. Az adatbázisba beágyazott dokumentum tartalom garantálja a magas szintű adatbiztonságot (a szoftver jogosultsági rendszerén kívül az SQL Server jogosultsági rendszere is védi a tartalmakat.

A szoftvert úgy terveztük, hogy a több százezres dokumentum mennyiség se okozzon teljesítmény csökkenést.

Iktatás

Az Iktató modul biztosítja:

  • a külső feladótól/feladónak küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
  • a belső (munkatárs) feladótól/feladónak küldött/érkezett küldemények és azok dokumentumainak tárolását,
  • a fizikai dokumentumok szkennelését/csatolását az adatokhoz,
  • a dokumentumok szignálási feladatait,
  • a feladatokkal összefüggő határidő kezelést,
  • a fizikai dokumentumok átadás/átvételének – és ezáltal tárolási helyének – kezelését,
  • a küldemény és dokumentum életút követését (szignálás, átadás),
  • a küldemény és dokumentum továbbítását – teljes körű postázási funkciók (feladójegyzék)
  • a dokumentumok dokumentumtárba helyezését,
  • tetszőleges rendszerű csoportosítását, szűrését, sorba rendezését,
  • széles körű listázását,
  • a listák exportálását (pdf, word, email stb.)
  • a dokumentumok adatainak változáskövetését,
  • a dokumentum megtekinthetőségének jogosultságok általi szabályozását,
  • figyelmeztetések küldését a felhasználók számára, ha rájuk vonatkozó esemény történt a rendszerben,
  • a dokumentumok archiválásának, selejtezésének, megsemmisítésének támogatását, az ezzel összefüggő adatok tárolását,
  • a fizikai dokumentumok irattárazását,
  • és számos további kényelmi szolgáltatást.

A rendszerben megkülönböztetjük a küldeményeket és azok dokumentumai (küldemény pl. egy levél, melyben akár több iktatandó dokumentum is érkezhet).

Küldemény rögzítése

A küldeményen rögzíthetjük annak legfontosabb adatait: feladó, címzett, típus, dátumok stb. Egy küldeményhez, annak felbontása után, azonnal felvehetünk dokumentumot, de ezt akár el is halaszthatjuk, mivel a dokumentumok és küldemények a későbbiek során is összerendelhetők.

A dokumentum rögzítése során a dokumentum valamennyi releváns adata megadható, tárolható.

Dokumentum rögzítése

Fontos adat a dokumentum típusa, melyet hierarchikus rendszerben kezel a szoftver. A típusokat – és a rendszer valamennyi hasonló jellegű adatát – a felhasználó szabadon építheti fel: a szoftver teljes mértékben paraméterezhető, testre szabható.

Dokumentumtípus kiválasztása

Valamennyi olyan esetbe, ahol felhasználót (munkatársat) kell választani – feladó, címzett, ügyintéző, a rendszer a szervezeti felépítés szerint megjeleníti a választható munkatárak neveit.

A szervezeti egység felépítését a felhasználó végzi el a rendszerben, így az a szervezet változásával, fejlődésével átalakítható!

Munkatárs és/vagy szervezeti egység kiválasztása

A dokumentum mentése előtt a rendszer kéri a felelős ügyintéző megjelölését - ez tulajdonképpen a feladat/dokumentum kiszignálása egy ügyintézőre. A továbbiakban a felelős ügyintéző a Szignálás funkcióval továbbszignálhatja a feladatot más felelős ügyintézőre, illetve kijelölhet neki referáló beosztott ügyintézőt is. Valamennyi ügyintéző részére határidő szabható meg, melyet a rendszer figyel, és annak elmúlása - illetve meghatározott napon belüli bekövetkezése – esetén figyelmeztető üzenetet küld az ügyintézőnek és főnökének.

Szignálás

A szignálás modulban az ügyintézők elfogadhatják és készre is jelenthetik feladatukat.

A dokumentum rögzítésének utolsó lépéseként a felhasználó beolvastathatja a szkennerrel a fizikai dokumentumot – vagy elektronikusan létrehozott dokumentum esetében közvetlenül csatolhatja az a rendszerbe.

Partner – téma – tárgy meghatározása

Rendszerünk egyik erőssége a dokumentum Partner - Téma – Tárgy adatainak a megszokottól eltérő, s ezáltal nagyobb szabadságot és teljesítményt biztosító kezelése. Az iktató és dokumentumkezelő rendszerek egy dokumentumhoz egy partnert és az ahhoz a partnerhez kötődő egy témát engednek meg rögzíteni (pl.: ha a Regatta Kft a partner csak a hozzá rendelt témákból – melyek gyakorlatilag a folyamatban lévő ügyek – rendelhetünk értéket, mint például az „iktató program ajánlatkérés”)

Ez azonban a valóságban nem így működik! Hiszen a Regatta Kft-vel több témában is levelezhet a felhasználó, míg az „iktató program ajánlatkérés” témában több partner is küldhet levelet.

Rendszerünk éppen ezért nem köti össze a két adatot, így könnyen lekérdezhető valamennyi olyan dokumentum, mely

  • a Regattától érkezett bármilyen témában,
  • az „iktató program ajánlatkérés” témában érkezett,
  • a Regattától, „iktató program ajánlatkérés” témában érkezett!

Természetesen igaz ez a kimenő dokumentumokra is, mivel a rendszer egy nézetben kezeli a kimenő és bejövő dokumentumokat!

A „Tárgy” szabad szöveges mező, melyben a dokumentum konkrét tartalmára lehet utalni.

Keresés az Iktatott dokumentumok között

A rendszer többféle keresést is lehetővé tesz.  Az elsődleges keresési forma az adatokat megjelenítő tallózó szolgáltatásinak alkalmazása. A tallózó felső részén egy beépített kereső érhető el, mely a megadott kifejezésre keres, kijelölve az előfordulásait.

Keresés a tallózóban

Az oszlopok fejlécében szűrni lehet az oszlop adataira:

  • a fejlécre kattintva az oszlop adatai közül választva,
  • megadva a mintát az első adatsor feletti üres mezőben.

Szűrés a tallózóban

Az adatok sorba rendezhetőek (növekvő/csökkenő) az oszlop fejlécen történő kattintással.

Az adatsorok hierarchikusan csoportosíthatóak az oszlop fejlécek átmozgatásával a tallózó fejléce felet megjelenő speciális sávba.

Csoportosítás a tallózóban

Összetett keresés

Az összetett keresés lehetővé teszi, hogy az iktatott dokumentum valamennyi adatár amintát adhassunk meg, kijelölhessük a találati listában megjeleníteni kívánt adatokat, majd futtathassuk a keresést.

Összetett keresés feltételeinek megadása

Összetett keresés eredménye

A találati listában duplán kattintva máris megjeleníthető a dokumentum adatlapja.

Számlák iktatása

Rendszerünk rendelkezik egy speciális, kifejezetten a csoportos számlarögzítést támogató modullal.

Gyors számlaiktató ablak

Ez egy egyablakos modul, ahol a számla adatainak kitöltése után egyszerűen megadhatóak az iktatás adatai, majd a „Ment és új” gombbal a következő számla iktatására térhet rá a felhasználó.

A számlák adatai mellé annak képe is beszkennelhető a „Szkennelés” gombbal. Ezt a képet és az számla adatokat természetesen megtekintheti a felhasználó az iktató ablak második lapján.

Dokumentumtár

 

Dokumentumtár

A dokumentumokat az adatbázisba ágyazva kezeljük, így hozzáférésüket szigorúan szabályozhatjuk. Az eredeti fájl példányokat a rendszeradminisztrátorok áthelyezhetik a felhasználóktól védett mappákba. Ezzel a megoldással elérhető a dokumentumok tartalmának biztonságos megőrzése.

A dokumentumtár az alábbi szolgáltatásokat biztosítja:

  • dokumentum biztonságos tárolása,
  • dokumentum azonosítása,
  • dokumentumok kategóriákba sorolása,
  • tulajdonos meghatározása,
  • jogosultsággal szabályozott megtekintés,
  • dokumentum titkosítás – megnyitása csak ideiglenes PIN kóddal lehetséges
  • kivonatolás lehetősége,
  • kulcsszavak hozzárendelése,
  • visszakeresés több – összetett - szempont alapján,
  • érvényesség (hatályosság) kezelése,
  • dokumentum megnyitása, hozzáférések logolása,
  • verzióellenőrzés, eredetiség biztosítása,
  • összetett szempontok szerinti dokumentumjegyzék készítése,
  • felhasználói tevékenység logolása,
  • dokumentum életút követés,
  • archiválás, megsemmisítés
  • tárolási hely kezelése.

Alapszolgáltatások

A dokumentumtár alapszolgáltatásai (keresések, szűrések, csoportosítások, listázás) – mivel azonos keretrendszerbe ágyazott modulról van szó – megegyeznek az iktató modulnál bemutatottakkal.

A dokumentumtár adatai

A dokumentumtárban rögzített dokumentumokhoz számos előre definiált és számos, a felhasználó által szabadon megadható adatot lehet rögzíteni.

A dokumentum alapadatai

A dokumentum további – tipikusan szabad szöveges – adatai

A dokumentumtípusokhoz a felhasználó tetszés szerinti további adatokat rendelhet,melyek csak akkor lesznek elérhetőek, ha a dokumentumtípusnak az adott típust választottuk ki:

A dokumentum opcionális –a dokumentum típusától függő – adatai

Ezzel a megoldással egy nagy szabadságfokú dokumentumtár rendszert sikerült kifejleszteni, szem előtt tartva a teljesítményt és a tárhely igény minimumon tartását.

Keresések

Természetesen a dokumentumtárban is megtalálható az Összetett keresés funkció, hasonlóan az iktató modulhoz.

Összetett keresés a dokumentumtárban

Dokumentumok illetéktelen hozzáférés elleni védelme

A dokumentumtárba helyezett dokumentumok az alábbi jogosultsági szintekkel védettek:

Tulajdonos

Az a felhasználó, aki a dokumentumot a rendszerbe helyezte. Teljes körű jogosultsággal rendelkezik a dokumentum felett.

Felhasználói csoport

A dokumentumhoz hozzá lehet rendelni, mely felhasználói csoportok láthatják a dokumentum tartalmát. A csoportba tartozó felhasználók új dokumentumot is hozhatnak létre a dokumentumból. Egy dokumentumhoz több csoport is hozzárendelhető.

Felhasználói jog

A csoport jogokon kívül egyéni felhasználók is hozzárendelhetőek a dokumentumhoz.

A szigorúan bizalmas iratok megnyitásához a rendszer eleve csak annak a felhasználónak biztosít jogot, aki az ezzel a funkcióval bíró felhasználói körbe tartozik.

A megnyitási kérelem regisztrálásakor – a rendszerben is tárolásra kerülnek az ezzel összefüggő adatok – egy emailt küld a szoftver a felhasználó erre a célra regisztrált email címére, benne egy 5 percig érvényes kóddal. A felhasználó ezzel a kóddal nyithatja meg a dokumentumot.